İş hayatında dijital dönüşümle birlikte toplantılar da sanal ortama taşındı. Sanalda yapılan toplantılar, pek çok avantajı beraberinde getirse de, kendine has ihtiyaçları var. Sanal toplantı düzenlerken belli noktalara dikkat ettiğiniz zamansa, aldığınız verim çok daha fazla.
Sanal toplantılarınızın verimli geçmesi ve beklenen sonucu vermesi için şu beş önerimize göz atın.
Toplantı Formatını ve Sınırlarını Belirleyin
Toplantıdan önce, toplantıyı düzenleyen ve yöneten kişilerin toplantının formatını ve sınırlarını belirlemesinde büyük fayda var. Toplantıda hangi konu konuşulacak, bu konular neye göre tartışılacak, kim katılacak, kim konuşacak, ne gibi veriler talep edilecek gibi birçok konuda toplantıdan önce çalışmalar yapılması gerekir.
Bu çalışmalar, toplantının uzamasına neden olan durumları ortadan kaldırır ve hedefe odaklı bir toplantı gerçekleştirilmesine olanak sağlar. Konunun dallanıp budaklanmasına neden olmadan, başka konulara atlanmadan, veriler incelenip konular tartışılacak şekilde oluşturulan bir format, süre ve konuya odaklanma açısından çok önemlidir. Bu bakımdan mutlaka toplantının formatı belirlenmeli ve sınırları çizilmelidir.
Katılımcıların Toplantıya Aktif Olarak Katılmalarını Sağlayın
Sanal toplantılar veya gerçek ortamdaki toplantılar fark etmeksizin, toplantıların katılımcıları eğer kendilerine söz düşmez ve sadece dinleyici pozisyonunda olurlarsa odaklanmalarında problemler ortaya çıkar. Bu da, istenen sonuçların alınamamasına sebep olur. Özellikle sanal toplantılarda, her katılımcıya söz vermeye ve onları dinlemeye özen gösterilmelidir.
Bu sayede katılımcılar kendilerine düşen görevi unutmayacak, kendilerini ilgilendiren konuları muhakkak takip edecek ve toplantı sonunda da daha hızlı eyleme geçiş sağlayacaklardır. Bir katılımcının bu sebeplerle, toplantıda kendisine söz hakkı verileceğini bilmesi gerekir. Söz hakkı tanınan katılımcının konudan sapmadan, kendisini ilgilendiren konularda fikir beyan etmesi veya verileri paylaşmasına da dikkat edilmelidir.
Tekrar Eden Toplantıların Üzerinde Daha Fazla Düşünün
Bir katılımcı için toplantının içeriği tek seferliktir ve bu kişi toplantıya katıldıktan sonra bir daha o içeriğe maruz kalmayacaktır. Fakat, sorumlu kişiler ve yöneticiler için toplantı içeriği bazı durumlarda hiç değişmez. Birden fazla grupla hep aynı konular tartışılır ve kişilere sorumluluklar verilir. Bu durum, sorumlu ve yöneticiler için bir süre sonra konuya olan hakimiyette problemler çıkmasına sebep olur. Hep aynı konunun konuşulması ve tartışılması neticesinde, önceden alınan kararlar ve bahsedilen konuların, mevzuyla alakası olmayan kişilere iletilme gibi sorunlar ortaya çıkabilir. Bu da toplantı verimliliğini düşürür ve odaklanmayı bozar.
Bu sebeple, sorumlu ve yöneticilerin, tekrar eden konularla ilgili daha detaylı ve daha fazla düşünmeleri toplantıların verimliliği açısından çok önemlidir. Hatta, bu toplantılardan bazılarının gerekliliği bile sorgulanabilir. Bu sorgulanmanın ardından, o toplantının varlığının bir şeyi değiştirip değiştirmeyeceği fikrine ulaşmakla, toplantının düzenlenip düzenlenmemesi konusunda karar almak da gerekecektir. Bu açıdan, işe daha fazla vakit ayırabilmek için tekrar eden toplantılar üzerinde daha fazla düşünülmelidir.
Sanalda veya Gerçek Ortamda Toplantı Katılımcı Sayısına Dikkat Edin
Bir toplantı kaç kişiyle yapılmalıdır? Bu sorunun cevabı tabii ki toplantının içeriğine göre değişiklik gösterecektir. Fakat, bilinen bir şey vardır ki, çok fazla kişiyle yapılan toplantıların faydası oldukça düşük olur. Bu sebeple, özellikle online toplantılarda katılımcı sayısını sınırlı tutmak gerekir.
Hem sayıyı sınırlı tutmak hem de her katılımcının söz hakkının olması, toplantının çok daha verimli gerçekleştirilmesini sağlar. Bir görev veya sorumluluk verilecek ya da görevi hakkında bilgi alınacak kişi toplantı sırasında ne kadar bilgi paylaşımı yapar ve söz hakkı alırsa o toplantıya o kadar dikkat edecektir. Bu sayede de toplantı amacını gerçekleştirmiş olacaktır.
Baskın Kişilere Karşı Önlem Alın
Her toplantının bir baskın kişisi vardır. Bu kişiler toplantıyı sabote bile edebilir. Bu sebeple, toplantıyı prosedürlere ne kadar bağlı düzenlerseniz, bu baskın kişilerin o kadar sabotelerine engel olmuş olursunuz. Toplantı sırasında oluşabilecek konu dağılmalarını ve uzun konuşmaları, önceden belirleyeceğiniz prosedürlere göre engelleyebilirsiniz. Konudan sapmayacak olsalar dahi baskın kişilerin toplantıyı amacından saptırmalarına müsaade edilmemelidir.
Söyleyecekleri yeterince dinlenmeli, not alınmalı, başkalarına da ayrıca söz hakkı tanınmalı, baskın kişilerle toplantı sonlarında ayrıca konuşulmalıdır. Baskın kişilerin varlığını olumlu yönlendirmeler ile kontrol etmek, verimli bir online toplantı düzenlemenin önemli şartlarından birisidir.
Tüm bunları ele aldığımızda, online toplantıların, gerçek ortamdaki toplantılardan daha verimli olabileceklerini görebiliriz. Zira, online toplantı araçları bazı durumlarda, gerçek ortamda bulunmayan imkanları yöneticilere sunabilir. Katılımcıları sınırlandırmak veya konu dışına çıkmalarına engel olmak gibi. Bunu ele aldığımızda, online toplantıların günümüzdeki yükselişinin ve gelecekteki konumunun ne kadar sağlam olduğunun farkına varabiliriz. Fakat burada önem gösterilmesi gereken bir konu vardır.
Online toplantılar için mutlaka çevrimiçi online toplantı araçları ve altyapıları kullanılmalıdır. Sıradan araçlar burada saydığımız birçok hususu yerine getirmeyebilir. Araç ve altyapılar konusunda ise karar vermekte zorlanıyorsanız bize danışabilirsiniz.
Etgi Grup olarak, online toplantı araçları konusunda başarılı cihazlar üreten Logitech’in Türkiye’deki partneriyiz. Sadece online toplantılar için üretilmiş özel ekipmanları bulunan Logitech, bu alanda dünyanın en iyi teknolojilerini üretmektedir.
Bu teknolojiler hakkında detaylı bilgi almak ve satın alma işlemleri gerçekleştirmek isterseniz sitemizi ziyaret edebilir ve bizimle iletişime geçebilirsiniz.
