İnsanların günlük yaşam ve iş hayatlarında, gelişen teknolojinin getirdiği imkanlarla yaşanan değişimler artık gözle görülür hale geldiler. İnternetin ve teknolojinin hızlı bir değişim dalgası başlatmış olması, zorunlu sebeplerle birleşti. Bunun sonucunda da bugüne kadar çekimser kalınan ve uzak gelecek için hayal edilen bazı durumlar gerçekleşti.
Eğitimde olduğu gibi iş hayatında da büyük değişimler oldu. Uzaktan çalışma da bunlardan bir tanesi. Bazı holdinglerin, pandemi sona erse dahi uzaktan çalışmaya devam edeceklerini açıklamaları da geleceğin nasıl hızlı bir şekilde geldiğinin bir kanıtı.

Uzaktan çalışma sistemi birçok çalışanın hayalini süsleyip, işverenin endişeli bakışlarına sebep olsa da artık hayatımızın bir parçası ancak hala tam anlamıyla oturmuş bir sistem değil. Çalışanların kontrol edilmesi, işlerin takibi gibi birçok konuda azami dikkat gerektiriyor.

Uzaktan çalışmada şirket kültürünün oluşması, çalışanların takibi, işlerin kontrolü gibi konularda bir müddet bocalama yaşanabilir. Bunları düşünerek, bu yazımızda, uzaktan çalışmada uygulanabilecek ve başarılı sonuçlar aldıracak 4 stratejiden bahsedeceğiz.

Görev Dağılımı ve Kontrolünü Güçlendirin

Uzaktan çalışmada kimin hangi işi yapacağı, bunları kimin kontrol edeceği gibi konularda ciddi problemler yaşanabilir. Ofis ortamında bir yöneticinin gözlemiyle ya da birebir iletişimiyle gerçekleştireceği bu yöntemler uzaktan çalışmada her zaman işe yaramayabilir.

Bu sebeple, uzaktan çalışma ile iş yapan bir ekibiniz bulunuyorsa, çalışanlara görev dağılımını en doğru ve soru işaretlerine mahal vermeyecek şekilde gerçekleştirmek gerekmektedir. Kimin hangi işi yapacağı, bu işlerin teslim süresi, bunları takip edecek diğer ekip üyeleri gibi konularda çalışmalar yapılmalıdır. Yapılan çalışma başta zorlayıcı gibi gözükse de, işlerin yönetilebilir hale gelmesi açısından faydalı olacaktır.

Bunları düşündüğümüzde, uzaktan çalışmada bir ekip üyesini çalışmaları kontrol etmesi için görevlendirmek gerektiğini görebiliriz. Bu kişi, görev dağılımları konusunda ekip arkadaşlarını yönlendirecek ve işin ortaya çıkması ve zamanında teslim edilmesi için çalışacaktır.

İş Planını Küçük Parçalara Bölün

İş planı hazırlamak birçok firma için başarılı bir çalışma ortaya koyma açısından gereklidir. Hangi işin ne zaman yapılacağı, kimin bu işi gerçekleştireceği, işin ne kadar süreceği, başka işlerle olan bağlantısı vb. iş planında belirlenir. İş planı hazırlamak ofis ortamı için ne kadar gerekliyse, uzaktan çalışmada da o kadar gereklidir. Fakat burada dikkat edilmesi gereken başka bir husus bulunuyor.

Uzaktan çalışma her zaman belirlenen iş saatlerinde gerçekleşmeyebilir. Evden çalışma, çalışanlara çocuklarla ilgilenmek, ev işlerine zaman ayırmak gibi bazı imkanlar tanıyor. Bu durumda da sabah 8 akşam 5 gibi bir mesai sistemi tam olarak oturmayabilir.

Bu yüzden iş planı oluşturulurken buna dikkat ederek çalışmaları daha küçük parçalara bölmek gerekebilir. Küçük parçalara bölünen işlerin, başka sebeplerle bölünen odaklanma süreleri içerisinde gerçekleşeceklerinden emin olabilirsiniz. Bu da çalışmaların daha hızlı bir şekilde bitirilmesi, kontrol edilmesi gibi avantajları beraberinde getirecektir.

Toplantı Kültürü Oluşturun

Toplantıların can sıkıcı olmaları, düzenleyen ve katılanlar açısından farklı değerlendirilse de, ofis ortamı da olsa uzaktan çalışmada da olsa değişmemektedir. Bir toplantı ne kadar gereklidir? Toplantılarda geçen süreler çalışma sürelerini etkilemekte midir?

Bu gibi soruların cevapları ofis ortamı için de geçerli olmak üzere, uzaktan çalışmada çok kıymetlidirler. Zira, toplantılar, uzaktan çalışmada çok daha sıkıcı hale gelebilir. Bunu ele aldığımızda, uzaktan çalışmada etkili olacak bir toplantı kültürü geliştirmekte fayda bulunmaktadır.

Toplantıların süresi, konuşulacak konular, toplantı yapılan video konferans programının kullanımı, çalışma saatlerinin etkin şekilde kullanımı gibi konularda oturmuş bir sistem sağlanmalıdır. Bu sayede, çalışmaları aksatmayacak ama kontrolleri sağlayacak ve yeni işleri dağıtacak toplantıların da etkili olması sağlanacaktır. Toplantı kültürünü oluştururken uzaktan çalışmanın getirdiği bazı durumları göz önünde mutlaka bulundurmak gerekir. Firmadan firmaya değişiklik gösterebilecek bu hususta kendi yolunuzu çizmeyi denemelisiniz.

E-Posta ve Mesajlaşmaları Hızlandırın

Ofis ortamında iletişim kişiler arasında sözlü iletişim veya mesajlaşma ya da e-posta gönderme şeklinde gerçekleşir. Fakat internet aracılığıyla da olsa mutlaka sözlü olarak ilgili kişi bilgilendirilir ve sürecin hızlanması sağlanır. Uzaktan çalışmada bunu yapabilmek pek mümkün olmaz. Zira sadece mesajlaşma araçları ve e-posta sistemi kullanılabilmektedir. Bu yüzden, bu süreçleri hızlandırmak için çeşitli yöntemler denenebilir.

Örneğin kısaltmalar. E-postalarda, cevaplama, bilgi alma gibi konuları hızlandırmak için çeşitli kısaltmalar kullanılabilir. Bu sayede, kısaltmalara göre yanıt verme, e-postayı ilgili kişiye iletme, çalışmayı yönlendirme gibi bazı hususlar sağlanabilir. Aynı şekilde, bu kısaltmalar mesajlaşırken de kullanılabilir. Böylelikle mesaj ve e-posta trafiği kontrol altına alınır ve ilgili konuların hedef kişilere ulaşması yerine getirilir.

Tüm bu konular, uzaktan çalışmada değerlendirilebilecek bazı stratejilerdir. Bu stratejilere benzer stratejiler, firmanın uzaktan çalışma kültürüne göre geliştirilebilir ve uygulanabilir. Hangi strateji olursa olsun, hepsi uzaktan çalışmanın daha verimli gerçekleştirilmesini sağlayacaktır. Çünkü uzaktan çalışma artık çalışma hayatının bir parçası haline gelmiş durumda. Birçok firma, hem çalışanları için hem de ofis giderlerini asgariye indirmek için bu yönteme geçiş yapmayı planlamaktadır.

Uzaktan çalışma her ne kadar günümüzde mecburi bir yöntem gibi gözükse de gelecekte bu yönteme gönüllü geçişler daha fazla olacak. Dolayısıyla, uzaktan çalışmada iş kontrolünü sağlamak için ve toplantıları gerçekleştirmek için bir altyapıya ihtiyaç duyulacak. Vedubox olarak uzaktan eğitimden edindiğimiz tecrübeyi uzaktan çalışmaya da uyarladık ve farklı lokasyonlardaki çalışanları bir araya getirecek bir altyapı sunduk.

Vedubox ile uzaktan çalışmada birebir görüntülü görüşmeler gerçekleştirebilir, toplantılar düzenleyebilir ve bunları kayıt altına alarak tekrar izleyebilirsiniz. Sadece uzaktan çalışma için değil, bayi eğitimi ve toplantıları, müşteri eğitimleri gibi birçok amaç için de Vedubox’ı kullanabilirsiniz.

Detaylı bilgi almak ve bizimle iletişime geçmek için sitemizi ziyaret edebilirsiniz.